Dieser Beitrag ist anders als die meisten auf dieser Seite. Er handelt von einem Werkzeug, das ich in fast allen Bereichen meiner Arbeit einsetze. Ich schreibe darüber, weil mir in der Beratung von Trägern immer wieder dasselbe Problem begegnet und weil ich dafür eine Lösung kenne, die wenig kostet. Die Folien in diesem Text stammen aus eigenen Vorträgen. Veranstaltungs- und Auftraggeberangaben habe ich entfernt.
In fast jeder Beratung bei einem Träger stoße ich auf dieselbe Lage. Das Konzept existiert in drei Word-Fassungen, und niemand weiß genau, welche zuletzt beim Jugendamt lag. Die Präsentation für den Ausschuss hat eine Kollegin gebaut, die im Frühjahr gegangen ist. Der Sachbericht zum Verwendungsnachweis wird jedes Jahr neu aus alten Dateien zusammengesetzt, und das Kinderschutzkonzept steht als PDF auf der Website, während intern längst eine überarbeitete Fassung kursiert.
Das liegt selten an fehlender Sorgfalt. Projektstellen sind befristet, Förderlogik zerlegt Arbeit in Zeiträume, und Ehrenamtliche wechseln. Wissen hängt deshalb an Personen und an einzelnen Dateien auf einzelnen Rechnern. Wenn eine Person geht, geht ein Teil der Organisation mit.
Ein Werkzeug aus der Forschung
Ich habe Quarto zuerst in der quantitativen Sozialforschung benutzt1. Dort ist es verbreitet, weil Text, Daten und Auswertung in einer Datei zusammenkommen und jede Grafik nachvollziehbar aus den Daten entsteht. Inzwischen schreibe ich damit Vorträge, Schulungsunterlagen, Berichte und Handbücher, und auch diese Website entsteht so.
Inhalte stehen in gewöhnlichen Textdateien mit wenigen Formatierungszeichen. Eine Überschrift beginnt mit einer Raute, eine Aufzählung mit einem Strich. Aus dieser Quelle erzeugt Quarto eine Website, ein PDF, ein Word-Dokument oder eine Präsentation. Das Gestaltungsraster wird einmal festgelegt und gilt dann für jedes Dokument. Quarto ist Open Source und kostenlos. Entwickelt wird es von Posit, einem Softwareunternehmen, das auch die Statistikumgebung RStudio herausgibt und als gemeinwohlorientierte Gesellschaft (Public Benefit Corporation) organisiert ist2.
Diese Website ist selbst ein Beispiel. Jeder Beitrag auf ethos-polis.info ist eine solche Textdatei. Die Seite entsteht auf meinem Rechner und wird als fertiges HTML auf den Webspace geladen. Sie kommt ohne Datenbank und ohne Content-Management-System aus, und es gibt keine Plugins, die regelmäßig Sicherheitsupdates brauchen.
Wo Träger davon profitieren
Am meisten bringt das Werkzeug bei Texten, die wiederkehren, mehrere Formate brauchen oder einen Personalwechsel überstehen müssen. Bei Trägern sind das vor allem vier Arten von Dokumenten.
Organisations- und Betriebshandbücher. Abläufe, Zuständigkeiten, Notfallpläne und das Schutzkonzept lassen sich als durchsuchbare interne Website ablegen. Aus derselben Quelle entsteht bei Bedarf ein PDF für die Akte oder für die Prüfung durch den Kostenträger. Eine Änderung wird an einer Stelle gemacht und erscheint überall. Ich habe so ein Handbuch für einen Träger aufgebaut. Am meisten hat dort geholfen, dass seitdem alle mit derselben Fassung arbeiten.
Wiederkehrende Berichte. Sachberichte, Jahresberichte und regelmäßige Auswertungen haben jedes Jahr dieselbe Struktur. Mit Quarto bleibt die Struktur stehen, und nur Inhalte und Zahlen werden ausgetauscht. Wenn die Zahlen aus einer Tabelle kommen, aktualisieren sich Diagramme und Tabellen beim nächsten Erzeugen von selbst. Bei einem laufenden Monitoring, das ich regelmäßig als Bericht ausgebe, spart das jedes Mal Stunden.
Konzepte und Anträge. Viele Träger schreiben für verschiedene Fördergeber Varianten desselben Konzepts. Ein gepflegter Kerntext, aus dem die Antragsfassungen entstehen, verhindert, dass sich die Varianten über die Jahre auseinanderentwickeln.
Schulungsunterlagen. Handout und Folien können aus denselben Abschnitten entstehen. Wer eine Schulung überarbeitet, muss das nicht zweimal tun.
Präsentationen ohne PowerPoint
Für Präsentationen nutzt Quarto die Bibliothek reveal.js3. Ich halte alle meine Vorträge und Workshops seit einiger Zeit so. Für Träger sehe ich darin den unmittelbarsten Nutzen, weil Präsentationen in fast jeder Organisation das Format mit dem größten Versionschaos sind.
Die Folien laufen im Browser. Zum Vortragen braucht es kein bestimmtes Programm und keine Lizenz, und wer die Präsentation nachträglich lesen will, bekommt einen Link statt eines Dateianhangs. Ein PDF lässt sich trotzdem erzeugen, für die Dokumentation oder für Teilnehmende, die lieber auf Papier lesen. Sprechernotizen gibt es ebenso wie in PowerPoint.
Bei Statistik ist der Unterschied am größten. In PowerPoint wird ein Diagramm in Excel gebaut, kopiert und eingefügt. Ändern sich die Zahlen, beginnt das von vorn. In Quarto steht der Code für das Diagramm in der Präsentation selbst, und die Grafik entsteht beim Erzeugen aus den Daten. Die Quellenangabe steht direkt darunter.
Auch Schaubilder lassen sich auf diese Weise zeichnen. Liegt ein Schaubild als Code vor, kann jemand anderes es später ändern, ohne die Originaldatei eines Grafikprogramms zu brauchen.
Videos lassen sich direkt in die Folie einbetten und laufen ohne Wechsel in ein anderes Programm. In Vorträgen zur Prävention zeige ich so kurze Ausschnitte aus Social-Media-Kanälen neben der Analyse. Auf der Abbildung habe ich die Videos unkenntlich gemacht.
Das Erscheinungsbild ist frei wählbar. Ein Träger legt sein Corporate Design einmal als Vorlage an, mit Farben, Schriften und Logo, und jede weitere Präsentation übernimmt es. Die beiden folgenden Folien stammen aus einer Lehrprobe für eine Einsatzorganisation und sehen völlig anders aus als meine eigenen Vorträge, obwohl sie mit demselben Werkzeug entstanden sind.
Am meisten schätze ich die Wiederverwendung. Ein Folienblock zum Kinderschutz, der in fünf verschiedenen Schulungen vorkommt, existiert einmal und wird einmal gepflegt. Ändert sich eine Rechtsgrundlage, ist die Korrektur in allen fünf Schulungen enthalten.
Datenschutz und Unabhängigkeit
Quarto läuft auf dem eigenen Rechner. Es gibt keinen Cloud-Dienst, bei dem Texte hochgeladen werden müssen, und kein Konto bei einem Anbieter. Das ist für Träger wichtig, die mit Sozialdaten arbeiten. Ein internes Handbuch kann auf dem eigenen Server liegen, ein Bericht mit sensiblen Fallzahlen verlässt das Haus nicht.
Die Inhalte liegen als einfacher Text vor. Sie lassen sich in zwanzig Jahren noch öffnen, unabhängig davon, welche Software es dann gibt. Ein Träger bindet sich damit an kein Unternehmen und an kein Abomodell. Ich habe an anderer Stelle beschrieben, warum KI kein Vorsprung für die ohnehin Starken bleiben darf, und bei Werkzeugen für die Dokumentation sehe ich es ähnlich. Freie Werkzeuge wie dieses erlauben auch kleinen Trägern eine Professionalität, die sonst große Verbände mit eigener Kommunikationsabteilung haben.
Was dagegen spricht
Die Einarbeitung kostet Zeit. Wer nie mit Textformaten gearbeitet hat, braucht ein paar Tage, bis die Grundlagen sitzen. Wenn mehrere Personen an denselben Dateien arbeiten, kommt eine Versionsverwaltung wie Git dazu, und das ist für die meisten Teams Neuland.
Wer Folien gern frei mit der Maus anordnet, wird sich anfangs eingeschränkt fühlen. Das Gestaltungsraster ist eine Stärke, solange man es akzeptiert. Für einen einzelnen Brief oder eine schnelle Notiz ist Word schneller, und dafür würde ich auch niemandem einen Wechsel empfehlen.
Realistisch ist ein Einstieg, bei dem eine Person im Team die Einrichtung übernimmt oder sich dabei begleiten lässt. Die übrigen Kolleginnen und Kollegen schreiben dann in einer festen Vorlage und müssen die Technik dahinter nicht kennen.
Für wen es sich lohnt
Ich würde den Einstieg Trägern empfehlen, die regelmäßig berichten müssen, ein Handbuch pflegen oder viele Schulungen und Vorträge halten. Der Aufwand lohnt sich dort, wo Dokumente länger leben als die Stellen der Menschen, die sie schreiben. Wenn Sie überlegen, ob das für Ihre Organisation passt, begleite ich gern bei der Einrichtung und bei der Schulung des Teams im Rahmen eines Trägercoachings.
Dieser Beitrag ist keine Anzeige. Ich stehe in keiner geschäftlichen Verbindung zu Posit und erhalte für die Nennung von Quarto oder anderen Programmen nichts. Ich beschreibe ein Werkzeug, mit dem ich seit Jahren arbeite. Die Einrichtung und Schulung, auf die ich im letzten Absatz hinweise, ist eine Beratungsleistung von Ethos & Polis.
Fußnoten
Posit (o. J.): Quarto. An open-source scientific and technical publishing system. Online: https://quarto.org/ (abgerufen am 02.10.2026).↩︎
Posit, PBC (o. J.): Website des Unternehmens. Online: https://posit.co/ (abgerufen am 02.10.2026).↩︎
Posit (o. J.): Revealjs. Quarto Documentation. Online: https://quarto.org/docs/presentations/revealjs/ (abgerufen am 02.10.2026).↩︎